Trafiksystem Väst
Trafiksystem Väst AB är ett expansivt bolag inom belysning och trafikutrustning med cirka 75 anställda och en omsättning på omkring 200 miljoner. Bolaget erbjuder totalentreprenad inom trafiksystem och gör även jobb som underentreprenörer i stora infrastrukturprojekt. Trafiksystem Väst jobbar ofta med komplexa projekt där tidsplanerna snabbt kan ändras. Tack vare gedigen kunskap och flexibilitet i arbetssättet kan förutsättningarna förändras utan att projekt bromsas.
Noggrann förstudie lade grunden för urval av affärssystem
Trafiksystem var tidigare en avdelning inom Svevia, ett statligt bolag som efter en genomlysning av sina verksamheter valde att bolagisera vissa av dem. På så sätt uppstod företaget Trafiksystem Väst AB, som idag är helt privatägt och verksamt sedan 2014. Lars Wiesner är vd och berättar om sin resa med företaget:
– När jag kom in i bilden skulle vi börja från scratch, samtidigt som det redan fanns en kundbas – en ovanlig möjlighet som var väldigt rolig att vara del av. Det innebar även en konkurrensfördel eftersom vi inte satt fast i gamla strukturer, hierarkier och systemmiljöer.
En viktig del av nystarten var att säkra rätt systemstöd för medarbetare på alla nivåer i företaget, inte minst de som ansvarar för inköp, produktion och försäljning. Inledningsvis implementerades därför ett mobilt arbetsordersystem och en enklare lösning för inköp. Men hjärtat och hjärnan i systemmiljön saknades fortfarande – ett affärssystem.
Många underskattar vikten av en bra förstudie.
En projektbaserad arbetsform ställer höga krav på kontroll, men även transparens och flexibilitet. Första steget mot rätt affärssystem blev därför en förstudie för att fastställa och analysera behoven inför val och implementering av ett nytt affärssystem. Lars, igen:
– Jag tror att många underskattar vikten av en bra förstudie. Min erfarenhet är att en dålig beställning ofta ger en dålig leverans. Jag tog därför hjälp av en erfaren konsult som varit med och implementerat flera affärssystem tidigare och som kom in som en neutral part. Vi analyserade nuläget och framtiden för att skapa en tydlig bild av hur vi faktiskt vill arbeta framåt. I hög grad utgick vi från de krav som våra kunder ställer på oss men också hur vi vill arbeta gentemot våra leverantörer. På så sätt blev det lättare att överblicka vilka affärssystem som skulle kunna fungera i just vår verksamhet.
Krav på standard som täcker alla behov
I slutänden valde Trafiksystem Väst att träffa fem leverantörer som alla fick presentera och demonstrera sina lösningar. Målet var att lösningen i så hög grad som möjligt skulle kunna täcka behoven med standardfunktionalitet. Lars berättar:
– Är det något jag har lärt mig genom åren så är det att alla adderade anpassningar till system kostar så mycket mer än ett standardsystem i längden. När systemen successivt uppdateras och uppgraderas måste anpassningarna justeras därefter. I utvärderingen av våra alternativ vägde vi bland annat 4PS Construct med Business Central i botten, mot Business Central i sitt grundutförande. Efter att ha gått igenom presentationerna kändes det självklart att välja 4PS, ett tillägg som är speciellt utformat för bygg och installation, men som ändå bygger på standard.
Fellowminds stöd vid komplex implementering
En utmaning under implementeringen var att företaget inte hade något affärssystem sedan tidigare och många medarbetare var vana vid att jobba med papper, penna och Excel. Skiftet till affärssystem blev därigenom inte bara en fråga om att införa ett nytt system, utan även en fråga om arbetskultur.
Utan det kunnande som finns på Fellowmind hade det inte gått. De kunde hjälpa oss genom best practice.
Maria Renner tillträdde som ny ekonomichef då arbetet med implementeringen redan hade påbörjats:
– Tyvärr skedde ingen direktöverlämning mellan min företrädare och mig vilket ledde till att ägarskapet kring de data som skulle hanteras i det nya systemet inte blev helt vattentätt. Det försvårade givetvis övergången till det nya systemet. Utan det kunnande som finns på Fellowmind hade det inte gått. De hade gjort liknande implementeringar för andra kunder och kunde på så sätt hjälpa oss genom best practice.
Begripligt och transparent – i realtid
Idag har Trafiksystem en affärsplattform som väl matchar företagets behov. Maria menar att ett systemstöd anpassat specifikt för branschen gör det lättare för alla inblandade att förstå sig på det:
– Byggprojekt är speciella på många sätt – särskilt ifråga om hur vi redovisar. Våra kundprojekt sträcker sig dessutom ofta över mycket lång tid, ibland flera kalenderår. I många affärssystem finns inte specifikt stöd för byggprojekt och då görs uppföljningen någon annanstans – ofta i Excel. Att allt nu finns samlat i ett och samma gränssnitt och att alla kan se vad som händer i projektet i realtid gör det betydligt mer begripligt och tydligt för alla inblandade. Nu finns det en helt annan transparens och förståelse kring vad vi gör, varför vi gör det och vad det får för effekt.
Delad utvecklings- och innovationspotential på Microsoft-plattform
Trafiksystem Väst har som ambition att successivt börja använda fler av de moduler som 4PS Construct erbjuder för att underlätta och effektivisera arbetet. Lars avslutar:
– Vi måste lära oss gå innan vi kan springa och därför tar vi en ny funktion i sänder. Det som är positivt med en Microsoft-baserad plattform är att ju fler som väljer att använda systemet, desto mer gynnar det oss eftersom vi delar plattform och därmed även utvecklings- och innovationspotential för adderad funktionalitet.
