Så utvecklar Assemblin sin verksamhetsuppföljning med 4PS

Assemblin är en komplett installations- och servicepartner med verksamhet i Sverige, Norge och Finland. Företaget utformar, installerar och underhåller tekniska system för el, värme, sanitet, ventilation, automation och alla angränsande specialistområden.

I en projektorienterad verksamhet som Assemblin är kraven höga när det gäller bland annat dokumentation, informationsdelning och en transparens gentemot alla parter som är involverade i projekten.

− För vår bransch är det viktigt att ha ett IT-stöd som gör det så enkelt och effektivt som möjligt för våra medarbetare. Det kan handla om allt från att beställa material eller tidrapportera till att sätta upp projekt i systemet, berättar Fredrik Loqvist, fd Applikationschef på Assemblin med ansvar för de koncerngemensamma systemen och leverantörssamarbeten.

I installationsprojekten finns många intressenter av information och även många informationskällor som måste knytas samman. Utmaningarna i en sådan verksamhet är de öar av system som ofta skapas och olika typer av informationsflöden som i regel kräver en mängd integrationer och specialanpassningar. Det leder ofta till bristande överblick samtidigt som det blir svårt att samordna diverse olika processer.

Från utvecklingsprojekt till systemimplementering

Efter ett koncernbeslut om att implementera affärssystemet 4PS påbörjades ett projekt tillsammans med Fellowmind.

Tidigare hade systemkartan på Assemblin i Sverige varit ganska spretig, med olika skräddarsydda system för olika delar av verksamheten. Det första viktiga steget som togs var därför att arbeta fram en verksamhetsgemensam process och systemkarta samt kartlägga viktiga informationsflöden och behovet av data.

− Det finns många intressenter, både i projekten och internt, och många källor till information som måste knytas samman, säger Fredrik.

Huvudmålet med projektet var att komma fram till en gemensam lösning för hela verksamheten.

Färre system och mer digitaliserade processer med 4PS

Inom Assemblin används 4PS primärt inom projekthantering, ekonomifunktionen och för montörernas tidrapportering.

− Idag är 4PS vårt nav, det är det som är hjärtat i vår ERP-plattform, berättar Fredrik. Där har vi även integrationer mot till exempel Symbrio och Handyman. Efter implementeringen av 4PS har våra processer både blivit mer automatiserade och digitaliserade. Det ger våra medarbetare ett bättre stöd i vardagen för att utföra sina arbetsuppgifter.

En av de största skillnaderna från tidigare är att Assemblin idag har färre IT-system och integrationer samt mer funktionalitet i ett och samma system. En annan är att affärssystemet 4PS utgår mer från projekten och processen än de tidigare systemlösningarna, vilket underlättar vid kontroll och uppföljning.

Kontinuerlig support och systemutveckling som stödjer verksamheten

Tony Robertsson, tidigare konsult på Fellowmind och ansvarig för projektet vid starten:

− Vi fortsätter att jobba löpande tillsammans med Assemblin enligt en väl strukturerad och inarbetad modell med en nära koppling mellan systemutvecklingsplanen och företagets egen verksamhetsplan. Målet med detta arbetssätt är att ha en kontinuerlig dialog som skapar tydlighet i förväntningar, både internt hos oss och hos Assemblin. Det ger samtidigt en bättre framförhållning och planering som gör att vi kan möta kundens behov bättre. Det blir bäst när det är ett utvecklingsarbete som skapas i samråd tillsammans med kund.

Assemblin har under åren utvecklat och uppgraderat 4PS så att det stöder verksamheten på bästa sätt allteftersom bolaget utvecklas och växer. Mycket av det utvecklingsarbetet har bidragit till att även utveckla standardfunktionalitet i 4PS för att passa de processer som gäller på den svenska marknaden.

− Tillsammans med Fellowmind har vi kunnat säkerställa att vi har den support, förvaltning och utveckling av 4PS vi behöver, avslutar Fredrik Loqvist.